Stworzenie harmonogramu audytów wewnętrznych jest skomplikowaną czynnością dla osób za to odpowiedzialnych. Jak bardzo złożony może być to problem, przekonają się tylko ci, którzy muszą go ułożyć.
Celem tego artykułu jest zaprezentowanie algorytmu harmonogramowania wykorzystywanego w aplikacji PDCAudit, którego zadaniem jest optymalizacja tego procesu. Proponowane rozwiązanie nie tylko minimalizuje ryzyko błędów, ale także maksymalizuje efektywność i produktywność zespołów audytowych.
Oszczędność czasu osób zajmujących się układaniem harmonogramu oraz dokładność jaka idzie za wsparciem cyfrowym jest realną przewagą konkurencyjną.

W poniższym rozdziale będziemy starali się przedstawić problem na przykładzie jednego z rodzajów audytów wewnętrznych jakim jest audyt behawioralny. Kryteria doboru audytorów i stanowisk zostały opracowane wraz z zespołem eksperckim i są tylko przykładem zasad, które mają na celu spełnić wymagania opisane we wstępie.
Czym jest audyt behariowalny i jakie niesie korzyści dla przedsiębiorstw, opisujemy w artykule pod tym linkiem.

Założenia wstępne:

• liczba audytorów - 5,
• liczba stanowisk - 10,
• ilość audytów w miesiącu dla pojedycznego stanowiska - 2,
• sumaryczna ilość audytów do zaplanowania - 20,
• rok i miesiąc, w którym ma być ułożony harmonogram - 2023-10,
• dni, w których może być zaplanowany harmonogram - od pon. do pt.

Kryteria doboru audytorów:

• powinni wykonywać taką samą liczbę audytów,
• powinni rotować po stanowiskach,
• powinni być przydzielani do rodzajów audytów w zależności od umiejętności i doświadczenia,
• nie powinni wykonywać więcej niż 1 audyt dziennie.

Kryteria dla stanowisk:

• powinny być audytowane w równych odstępach czasowych.

Wizualizacja problemu:
Opis problemu:

ETAP I - przypisanie audytowanych stanowisk do dni pracujących.
W pierwszym etapie algorytm skupia się na kryterium dotyczącym równych odstępów czasowych pomiędzy audytami na stanowiskach.
W tym celu sprawdza ile razy ma być audytowane wybrane stanowisko w danym miesiącu i dzieli tę liczbę przez liczbę dostępnych dni. Ustawia zakres dni, w których audyt może się wykonać i wybiera ten dzień, w którym jest najmniej zaplanowanych audytów.
W badanym przez nas przypadku będzie to:

• liczba dni pracujących dla 2023-10 - 22,
• liczba audytów na stanowiskach S_1, S10, S_2, S_3, S_4, S_5, S_6, S_7, S_8, S_9 w miesiącu - 2,
• zakres dni, w których może się odbyć pierwszy audyt - 22 / 2 = 11 (od 10-02 do 10-16 bez niedziel i sobót),
• zakres dni, w których może się odbyć drugi audyt - 22 / 2 = 11 (od 10-17 do 10-31 bez niedziel i sobót).

Następnie wykonuje tę samą procedurę dla każdego stanowiska. Efekt końcowy można zaobserwować na Rysunku nr 2. ETAP II - przypisanie audytów do audytorów.
W drugim etapie algorytm skupia się na wypełnieniu wszystkich kryteriów dotyczących doboru audytorów. Sprawdza każdy dzień dostępny dla audytorów (od pon. do pt.) i stara się przypisać audyt.
Takie przypisanie może nastąpić jeżeli:

• audytor ma odpowiednią rolę (rola jest definiowana w systemie i określa między innymi wiedzę audytora i możliwość przeprowadzenia danego rodzaju audytu),
• audytor nie ma już wykorzystanej maksymalnej liczby audytów w danym miesiącu (jest to parametr, który określamy w celu ustalenia maksymalnej liczby danego typu audytów dla audytora),
• audytor w danym dniu nie ma zaplanowanego innego audytu.

Audytorzy, którzy mają najmniej zaplanowanych audytów w danym miesiącu są w pierwszej kolejności typowani do przypisania. Następnie sprawdzamy, którzy audytorzy najczęściej audytowali dane stanowisko (w pamięci systemu jest zapisane ostatnich 50 stanowisk, na których audytor wykonywał audyt). Osoby, które najrzadziej audytowały stanowisko przesuwają się w kolejce do przypisania na samą górę. Jeżeli takich audytorów jest więcej niż 1 to następuje losowanie audytora, a następnie przypisanie do niego audytu. W przypadku, gdy nie uda się znaleźć audytora i go przypisać do danego audytu, audyt zostaje przeniesiony na kolejny dzień z dostępnego zakresu i operacja zaczyna się od nowa. Audyty, których nie uda się zaplanować ze względu na ograniczenia, trafiają do puli audytów nieprzypisanych. Można je ręcznie przepisać do wybranego przez administratora audytora lub usunąć.
Efekt końcowy można zaobserwować na Rysunku nr 3. UWAGA !!!
Korzystając z naszego darmowego okresu próbnego możesz wygenerować dla swojego zakładu harmonogram audytów na kolejny ROK!

Zanim zastosujemy algorytm do przydzielania audytów audytorom oparty na ustalonych regułach harmonogramowania, musimy najpierw dokładnie określić działy, obszary oraz stanowiska w naszym zakładzie. Rysunek nr 4 ilustruje przykładowy schemat podziału w fabryce, który w następnych etapach zostanie zmapowany do aplikacji PDCAudit.
Krok I – Definiowanie wydziału.

Harmonogramowanie audytów wewnętrznych to nie tylko kwestia zorganizowania czasu i zasobów. To przede wszystkim kluczowy krok ku usprawnieniu całego procesu audytowego, dążeniu do perfekcji i eliminacji potencjalnych słabości. Dokładne i przemyślane planowanie audytów wewnętrznych przyczynia się do ulepszenia i usprawnienia procesów audytowych. Dzięki niemu możemy lepiej zrozumieć i kontrolować działania audytowe, co prowadzi do bardziej precyzyjnych i dokładnych wyników.
Zdecydowana poprawa całego procesu audytowego u naszych klientów jest tego najlepszym przykładem.

Aplikacja PDCAudit oferuje intuicyjne środowisko, w którym możemy w łatwy sposób wprowadzić dane niezbędne do stworzenia harmonogramu, jak również monitorować jego realizację. Odpowiednio zdefiniowane zasady harmonogramowania umożliwiają precyzyjne dostosowanie planu do potrzeb danego przedsiębiorstwa.

Darmowy okres próbny pozwala przekonać się o funkcjonalnościach aplikacji oraz jej przydatności w codziennej pracy audytorów. Zachęcamy do skorzystania z tej oferty oraz wypróbowania możliwości, jakie daje PDCAudit.